De verwachting is vaak dat je als Assistant gedachten kan lezen. Het ‘aanvoelt’ wat er nodig is op precies dat ene moment. Dat er somehow aan ‘ervaren assistant’ het woord ‘helderziende’ kleeft. Maar ieder mens heeft andere wensen. En zo ook de manager voor wie je (deze keer) werkt.
Wil je een succes maken van jouw werk relatie met jouw manager? Of juist een reset geven aan de huidige werkrelatie? Wil je meer zichtbaar zijn voor jouw manager? Begin je aan een nieuwe baan en wil je direct laten zien uit welk hout jij gesneden bent?
We delen drie pijlers wat jou als assistant de effectieve en efficiënte leider maakt in jouw vakgebied!
Communicatie & verwachtingsmanagement
We willen dat jij de leiding neemt en ervoor zorgt dat er een heldere communicatie is tussen jullie beiden of in het team en daarmee manag je direct ook de verwachtingen. Wat natuurlijk automatisch zorgt voor een succesvolle samenwerking.
Documenteer onderstaande tips in een mooi dynamisch document en maak een aparte versie met specifieke highlights van die perfect is voor jouw vervanger ten tijde van vakantie. Zo heb je er alvast voor gezorgd dat ook jouw vervanger up to speed is. Here we go:
Prioriteiten
Je wilt altijd weten wat de prioriteiten zijn van jouw manager. Je wilt deze informatie krijgen en deze informatie gebruiken en omdat prioriteiten altijd veranderen blijf je in gesprek met als doel om tijd en energie te bewaken van jouw manager. Dit zijn de vragen die je stelt:
- Wat moet jouw manager doen deze week in deze maand voor dit kwartaal wat aansluit op de strategie voor dit jaar?
- Wat heeft de manager nodig van zijn/haar (senior) management?
- Wat heeft het team van de manager nodig?
- Wat hebben andere stakeholders nodig van de manager?
- Welke van deze bovenstaande zaken staan bovenaan de ‘To Do lijst’ op dit moment?
- Waar besteed de manager op dit moment te veel tijd aan?
- Wat is er nu belangrijk en waar kunnen we eventueel bijsturen?
Voorkeuren
Je wilt weten wat de voorkeur is van jouw manager. Als iemand tegen zijn voorkeur inwerkt, stroomt het niet en zal frustratie de overhand nemen. Het doel van een werkwijze is dat de manager zich productiever zal voelen en dus effectiever zal werken. Het is aan jou als Assistent om samen in-sync te werken en daarmee help je de manager om niet in herhaling te vallen met vragen die jij allang getackeld hebt, omdat je zijn voorkeuren kent! En daarmee werken jullie beiden on top of your games.
Dit wil je weten:
- Op welke wijze wil je communiceren met het team?
- Hoe wil je dat wij met elkaar communiceren? Per whatsapp, mail, Teams chat?
- Als er spoed is, hoe wil je dit ontvangen? Kan ik jou onderbreken in meetings?
- Wanneer neem je graag pauze?
- Wat wil je doen als je pauze hebt?
- Wanneer neem je reflectie tijd? Is deze tijd geblokt en wanneer is er wel een uitzondering?
- Hoe wil je dat de agenda gestructureerd is? Ben je visueel? Of wil je geen kleur?
- Wat wil je terugzien in afspraken die in jouw agenda staan aan informatie? En wat staat er aan informatie in de ‘meeting notice.’ Welke informatie vind jij belangrijk?
- Wanneer wil je uiterlijk alle informatie ontvangen van meetings voordat een meeting start en hoe wil je dit aangeleverd hebben?
- Als je reist hoe wil je je intinerary ontvangen en wat geeft je rust en overzicht?
- Wil je dat ik het thuisfront ook mail en uitnodig in jouw agenda tijdens reizen + reisgegevens?
- Wanneer is het moment dat jij een walk around doet over alle afdelingen. Jezelf laat zien?
- Hoe vaak wil je lunchen, koffie drinken, bijpraten met collega’s en hoe plannen we dit in?
- Is er een document dat je wilt bijhouden van deze catch-ups met collega’s of onthoud je dit?
Er zijn nog legio vragen die je kan stellen. Bovenstaande is alvast een mooie start. Deze voorkeuren leren kennen van jouw manager ontwikkelt jouw observatie skills. Het observeren vraagt van jou om te durven bijsturen door vragen te blijven stellen.
Tijdens het bijsturen is het een goed idee om vragen te stellen op een nieuwsgierige wijze en niet met een oordeel. Altijd met het doel in gedachten proactief de beschikbare tijd en aandacht van je manager te blijven managen.
Pushing the buttons
Weet jij wat of wie een energielek veroorzaakt bij jouw manager? Wie, wat of welke werkzaamheden zijn een irritatiepunt voor jouw manager? Tegen wie zou jij je manager kunnen beschermen? Dat kan wellicht een persoon zijn buiten de organisatie? Net zoals dat jij weet wie er belangrijk is om wel te spreken (voorkeur) is het net zo belangrijk dat je op de hoogte bent wie je manager (even) niet wilt spreken.
Welke werkzaamheden kunnen geminimaliseerd of uitbesteed worden? Het is allemaal belangrijke informatie wat bijdraagt voor het efficiënt en effectief managen van de tijd van jouw manager.
Om samen een sterk team te blijven is het goed om open vragen te blijven stellen en deze tijd ook per kwartaal opnieuw te herhalen. Vergeet vooral niet je dynamische document inclusief de versie voor je vervanger hierop aan te passen!
Als er vragen zijn die jij nog mist of jij zelf nog een geniale aanvulling hebt voor ons. We kijken er naar uit om van je te horen en laat het ons vooral weten. Dan zorgen wij ervoor dat deze blog ons dynamische document wordt. Natuurlijk met een mention en tag naar jou toe!
Klaar voor de volgende stap in je carrière?
Wij helpen je niet alleen om de perfecte baan te vinden, maar zorgen ervoor dat deze ook volledig aansluit op jouw ambities en levensstijl. Soms liggen er kansen waar je zelf nog niet aan gedacht hebt. Profiteer van onze jarenlange expertise en ons uitgebreide netwerk. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek wat er voor jou mogelijk is.
Op zoek naar topkandidaten voor een openstaande functie?
Heeft jullie organisatie een vacature die ingevuld moet worden? Wij zijn er om jullie te ondersteunen met directe toegang tot een breed netwerk van hooggekwalificeerde professionals. Dankzij onze snelle en effectieve aanpak kunnen we snel schakelen. We kijken ernaar uit om samen te werken en de perfecte match voor jullie team te vinden. Neem vandaag nog contact met ons op.
DISCLAIMER: We endeavor to always credit the correct original source of every image we use. If you think a credit may be incorrect, please contact us.
